Bạn đang cần giải trình về việc một số nhân viên không tham gia BHXH nhưng chưa biết cách soạn thảo văn bản? Bạn muốn tìm kiếm một Mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH hợp pháp và đầy đủ? ACC Hà Nội sẽ hỗ trợ bạn. Bài viết này sẽ cung cấp mẫu công văn cùng những hướng dẫn chi tiết, giúp bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
1. Công văn giải trình là gì?
Công văn giải trình là một loại văn bản hành chính được sử dụng để trình bày, giải thích, làm rõ một vấn đề, sự việc nào đó theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc theo yêu cầu của các bên liên quan. Mục đích của công văn giải trình là cung cấp thông tin chi tiết, đầy đủ và chính xác để cơ quan/bên liên quan hiểu rõ bản chất của vấn đề và đưa ra quyết định phù hợp.
>>> Tìm hiểu thêm về Hà Nội là vùng lương mấy? để biết thêm nhiều thông tin về Hà Nội nhé!
2. Đối tượng nào phải tham gia BHXH bắt buộc?
Đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc theo Luật BHXH 2014 bao gồm:
- Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng trở lên hoặc không xác định thời hạn.
- Cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội.
- Người quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã có hưởng lương.
- Người lao động làm việc tại doanh nghiệp, hợp tác xã có vốn đầu tư nước ngoài.
- Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam với hợp đồng từ 1 năm trở lên.
- Người lao động làm việc theo hình thức hợp tác lao động (ví dụ: cộng tác viên, bán thời gian).
- Người lao động làm việc tại các công ty, tổ chức quốc tế hoặc liên doanh với nước ngoài tại Việt Nam.
Các đối tượng trên đều phải tham gia BHXH để được hưởng các quyền lợi về ốm đau, thai sản, hưu trí, tai nạn lao động, và bảo hiểm thất nghiệp.
>>> Đọc thêm về Mã bưu chính Hà Nội là bao nhiêu? để biết thêm về Hà Nội nhé!
3. Mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH
Dưới đây là một mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH. Bạn cần điều chỉnh cho phù hợp với tình huống cụ thể của doanh nghiệp và người lao động.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
…, ngày… tháng… năm…
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH VỀ VIỆC KHÔNG THAM GIA BHXH
Kính gửi: [Tên cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở]
Từ: [Tên đầy đủ của Doanh nghiệp] [Địa chỉ trụ sở] [Mã số doanh nghiệp] [Số điện thoại]
Về việc: Giải trình về việc không tham gia BHXH cho người lao động [Họ và tên người lao động]
Căn cứ:
- Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- [Nếu có: Các văn bản pháp luật khác liên quan đến trường hợp cụ thể (ví dụ: các hiệp định song phương về BHXH nếu liên quan đến người lao động nước ngoài)].
Nội dung giải trình:
Công ty [Tên Doanh nghiệp] xin giải trình về việc không tham gia BHXH cho người lao động [Họ và tên người lao động], [Số CMND/CCCD], ngày sinh [Ngày/tháng/năm sinh], địa chỉ thường trú [Địa chỉ thường trú], cụ thể như sau:
- Thông tin người lao động:
- Họ và tên: [Họ và tên người lao động]
- Ngày sinh: [Ngày/tháng/năm sinh]
- Số CMND/CCCD: [Số CMND/CCCD]
- Địa chỉ thường trú: [Địa chỉ thường trú]
- Vị trí công việc: [Vị trí công việc]
- Thời gian làm việc tại công ty: [Từ ngày… đến ngày…]
- Loại hợp đồng lao động: [Loại hợp đồng lao động (ví dụ: hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng thử việc)]
- Lý do không tham gia BHXH: [Nêu rõ lý do chính đáng và hợp pháp theo quy định của pháp luật. Dưới đây là một số ví dụ, chỉ sử dụng nếu đúng với trường hợp:
Ví dụ 1 (Người lao động đã hưởng lương hưu): Ông/Bà [Họ tên người lao động] đã được hưởng lương hưu theo Quyết định số… ngày… của Bảo hiểm xã hội tỉnh/thành phố…. Do đó, theo quy định của Luật BHXH, Ông/Bà không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. (Cần kèm theo bản sao Quyết định hưởng lương hưu).
Ví dụ 2 (Người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng ngắn hạn, tùy thuộc vào hiệp định song phương): Ông/Bà [Họ tên người lao động] là người nước ngoài, quốc tịch [Quốc tịch], làm việc tại Công ty theo hợp đồng lao động có thời hạn [Số tháng], từ ngày… đến ngày…. Căn cứ [Tên hiệp định song phương giữa Việt Nam và nước…], Ông/Bà không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc tại Việt Nam. (Cần kèm theo bản sao hợp đồng lao động và trích dẫn điều khoản liên quan trong hiệp định).
Ví dụ 3 (Người lao động làm việc theo hợp đồng thử việc - chỉ trong thời gian thử việc và nếu có thỏa thuận không đóng BHXH trong thời gian này): Ông/Bà [Họ tên người lao động] đang trong thời gian thử việc từ ngày… đến ngày… theo Hợp đồng thử việc số… ký ngày…. Trong hợp đồng thử việc đã có thỏa thuận rõ ràng về việc không tham gia BHXH trong thời gian thử việc. Sau khi kết thúc thời gian thử việc và ký Hợp đồng lao động chính thức, Công ty sẽ thực hiện việc tham gia BHXH cho Ông/Bà theo quy định. (Cần kèm theo bản sao hợp đồng thử việc). Lưu ý: Sau khi ký hợp đồng chính thức, việc tham gia BHXH là bắt buộc.
KHÔNG ĐƯỢC SỬ DỤNG LÝ DO “NGƯỜI LAO ĐỘNG TỰ NGUYỆN KHÔNG THAM GIA” NẾU HỌ THUỘC ĐỐI TƯỢNG BẮT BUỘC.
- Hồ sơ kèm theo:
- Bản sao CMND/CCCD của người lao động.
- Bản sao Hợp đồng lao động/Hợp đồng thử việc.
- [Các giấy tờ chứng minh cho lý do giải trình, ví dụ: Quyết định hưởng lương hưu, trích dẫn hiệp định song phương (nếu có)].
Công ty [Tên Doanh nghiệp] cam kết các thông tin trên là hoàn toàn đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung giải trình này. Kính mong nhận được sự xem xét và chấp thuận của Quý cơ quan.
ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
[Chức danh]
[Ký tên, đóng dấu (nếu có)]
[Họ và tên]
>>> Mời quý bạn đọc đọc thêm về Giờ làm việc hành chính tại các cơ quan Hà Nội để hiểu rõ về giờ làm việc của các cơ quan hành chính tại đây nhé!
4. Người lao động không tham gia BHXH bị phạt bao nhiêu tiền?
Theo quy định hiện hành, người lao động không bị phạt tiền vì không tham gia BHXH. Tuy nhiên, người lao động có thể bị phạt tiền nếu có hành vi thỏa thuận với người sử dụng lao động để không tham gia BHXH bắt buộc.
Cụ thể, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động sẽ bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Thỏa thuận với người sử dụng lao động không tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.
- Tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp không đúng đối tượng hoặc tham gia không đúng mức quy định.
Ngoài ra, theo Điều 36 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các doanh nghiệp không tham gia BHXH cho người lao động hoặc không thực hiện nghĩa vụ BHXH đúng quy định sẽ bị xử phạt như sau:
- Phạt tiền từ 12 triệu đồng đến 25 triệu đồng đối với hành vi không đóng BHXH cho người lao động, hoặc đóng không đầy đủ, không đúng mức quy định.
- Phạt tiền từ 25 triệu đồng đến 75 triệu đồng đối với hành vi không đóng BHXH cho từ 10 người lao động trở lên hoặc các hành vi vi phạm khác có tính chất nghiêm trọng.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải trả số tiền BHXH đã thiếu và lãi suất chậm đóng theo quy định của pháp luật. Như vậy, cần nhấn mạnh rằng, việc bị phạt không phải do không tham gia BHXH mà là do hành vi thỏa thuận với người sử dụng lao động để trốn tránh nghĩa vụ tham gia BHXH.
>>> Đọc thêm về Mẫu công văn thông báo thay đổi tên công ty nếu bạn đang tìm hiểu về vấn đề này mà chưa biết cách trình bày hợp lý nhé!
5. Một số lưu ý khi làm công văn giải trình BHXH
Khi làm công văn giải trình BHXH, có một số điểm quan trọng cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và hợp pháp của văn bản, tránh những rắc rối phát sinh sau này. Dưới đây là những lưu ý chi tiết:
5.1. Tính chính xác và trung thực của thông tin
- Kiểm tra kỹ thông tin: Trước khi gửi công văn, hãy kiểm tra cẩn thận tất cả các thông tin được nêu trong văn bản, bao gồm thông tin về doanh nghiệp, người lao động, thời gian, số liệu, lý do giải trình,… Đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và khớp với hồ sơ, chứng từ liên quan.
- Không khai báo sai sự thật: Tuyệt đối không được khai báo sai sự thật hoặc cung cấp thông tin gian dối trong công văn giải trình. Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Nêu rõ ràng và chi tiết: Trình bày sự việc một cách rõ ràng, chi tiết, logic và dễ hiểu. Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, khó hiểu hoặc gây hiểu nhầm.
5.2. Căn cứ pháp lý rõ ràng
- Dẫn chiếu đúng quy định: Khi giải trình về một vấn đề liên quan đến BHXH, cần dẫn chiếu đến các điều khoản cụ thể của Luật BHXH, các văn bản hướng dẫn thi hành (Nghị định, Thông tư) và các văn bản pháp luật liên quan khác. Việc dẫn chiếu đúng quy định sẽ giúp cho việc giải trình có căn cứ và thuyết phục hơn.
- Áp dụng đúng quy định: Đảm bảo việc giải trình tuân thủ đúng các quy định của pháp luật hiện hành. Nếu có bất kỳ sự không chắc chắn nào về quy định, nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia về BHXH.
5.3. Nội dung giải trình đầy đủ và logic
- Nêu rõ lý do giải trình: Giải thích rõ ràng và chi tiết lý do tại sao cần phải giải trình. Ví dụ: giải trình về việc chậm nộp hồ sơ, giải trình về sai sót trong báo cáo, giải trình về việc không tham gia BHXH cho người lao động (trong trường hợp được pháp luật cho phép).
- Trình bày diễn biến sự việc: Mô tả diễn biến sự việc một cách logic và theo trình tự thời gian. Nêu rõ các mốc thời gian, sự kiện quan trọng liên quan đến vấn đề cần giải trình.
- Phân tích nguyên nhân: Phân tích rõ các nguyên nhân dẫn đến sự việc, bao gồm cả nguyên nhân khách quan và chủ quan (nếu có).
- Đề xuất biện pháp khắc phục (nếu có): Nếu có sai sót hoặc vi phạm, cần đề xuất các biện pháp khắc phục cụ thể và cam kết thực hiện.
5.4. Hồ sơ, chứng từ kèm theo
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: Cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, chứng từ liên quan để chứng minh cho nội dung giải trình. Ví dụ: hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ nộp tiền BHXH, giấy tờ chứng minh lý do khách quan (nếu có),…
- Sao y công chứng (nếu cần): Một số trường hợp, cần phải sao y công chứng các giấy tờ kèm theo công văn giải trình.
5.5. Hình thức và thể thức văn bản
- Theo đúng mẫu quy định (nếu có): Nếu có mẫu công văn giải trình do cơ quan BHXH ban hành, cần tuân thủ theo mẫu đó.
- Trình bày rõ ràng, mạch lạc: Công văn cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc, dễ đọc và dễ hiểu. Sử dụng font chữ, cỡ chữ và định dạng thống nhất.
- Ngôn ngữ trang trọng, lịch sự: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, tránh sử dụng ngôn ngữ suồng sã hoặc không phù hợp.
- Đầy đủ thông tin: Đảm bảo công văn có đầy đủ thông tin cần thiết, bao gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, địa điểm, ngày tháng, tên công văn, thông tin người gửi, người nhận, nội dung giải trình, chữ ký và đóng dấu (nếu có).
5.6. Thời hạn nộp công văn
Cần tuân thủ thời hạn nộp công văn giải trình theo yêu cầu của cơ quan BHXH hoặc theo quy định của pháp luật. Việc nộp trễ có thể bị xử phạt.
>>> Mời bạn tham khảo thêm các mẫu công văn khác do ACC Hà Nội cung cấp qua bài viết sau Mẫu công văn điều chỉnh tiểu mục nộp thuế
6. Câu hỏi khác
Khi nào doanh nghiệp cần làm công văn giải trình không tham gia BHXH?
Doanh nghiệp cần làm công văn giải trình khi bị cơ quan BHXH yêu cầu giải thích về việc không tham gia BHXH cho người lao động hoặc khi có vi phạm liên quan đến chính sách BHXH.
Công văn giải trình không tham gia BHXH có cần phải có chữ ký và dấu của doanh nghiệp không?
Có, công văn cần có chữ ký của người đại diện hợp pháp và đóng dấu của doanh nghiệp để xác nhận tính hợp pháp của văn bản.
Doanh nghiệp có bị xử phạt nếu không tham gia BHXH cho người lao động?
Nếu doanh nghiệp không tham gia BHXH cho người lao động mà không có lý do hợp pháp, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.
ACC Hà Nội tin rằng bài viết về Mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH này sẽ hữu ích cho quý vị. Việc hiểu rõ quy định và sử dụng mẫu công văn chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề một cách minh bạch và đúng pháp luật. ACC Hà Nội luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp trong các vấn đề liên quan đến BHXH và pháp lý.
