Trợ lý dự án là gì? Công việc và mức lương của trợ lý dự án

Trợ lý dự án là một vai trò không nên thiếu trong mỗi dự án, vai trò này đảm nhiệm rất nhiều công việc liên quan tới tiến độ và chất lượng. Từ lúc bắt đầu lên kế hoạch đến khi đóng dự án, trợ lý dự án là cánh tay phải đắc lực của nhà quản lý dự án.

Trợ lý dự án là gì?

Trợ lý dự án hay Project Assistant là một vị trí trong dự án, mặc dù chỉ là vai trò hỗ trợ nhưng vị trí này rất quan trọng cho việc thành công của một dự án.

Trợ lý dự án sẽ tham gia hỗ trợ một dự án từ giai đoạn lên kế hoạch, triển khai tới giám sát và đóng dự án. Trong xuyên suốt quá trình diễn ra dự án, họ đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau để đảm bảo dự án được thực hiện một cách hiệu quả.

Cần phải phân biệt giữa trợ lý dự án và trợ lý giám đốc, trợ lý dự án làm việc dưới sự chỉ đạo của nhà quản lý dự án (Project Manager).

Một trợ lý dự án đảm nhiệm những trách nhiệm trong dự án như sau:

• Tạo ra mốc thời gian, cột mốc và mục tiêu để đóng góp vào việc lập kế hoạch dự án hiệu quả.
• Hỗ trợ người quản lý dự án lập ngân sách, ghi chép chi phí và nộp báo cáo tài chính.
• Giữ gìn và duy trì mối quan hệ với các bên liên quan tiềm năng có thể quan tâm đến việc đầu tư vào các dự án.
• Theo dõi tiến độ của các mục hành động và các nhiệm vụ khác và báo cáo cho người quản lý dự án.
• Quan sát hiệu suất của nhóm và cung cấp thông tin cập nhật chi tiết cho người quản lý dự án.
• Cập nhật và sắp xếp các tập tin dự án, chẳng hạn như biên bản cuộc họp và báo cáo tiến độ.
• Lưu trữ tất cả hồ sơ, thông tin liên quan đến dự án để làm tài liệu báo cáo với ban lãnh đạo.
• Hỗ trợ các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ của họ để đảm bảo họ đạt được các mốc quan trọng.
• Hỗ trợ chuẩn bị các bài thuyết trình và báo cáo dự án cho các nhà quản lý cấp cao.
• Hỗ trợ giảm thiểu rủi ro, xác định, theo dõi, quản lý và giải quyết.
• Soạn thảo, đề xuất các ý tưởng về dự án và thuyết phục ban lãnh đạo với bằng chứng đáng tin cậy
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và liên lạc với người quản lý dự án.
• Viết và phân phối các thông điệp liên quan đến dự án, chẳng hạn như bản ghi nhớ và cập nhật trạng thái.
• Lên lịch họp, cuộc gọi hội nghị và các sự kiện liên quan đến dự án với các thành viên trong nhóm.
• Soạn thư và gửi chúng đến các cơ quan thích hợp sau đó nhận thư đến.
• Giám sát nhân viên dự án và đảm bảo rằng họ tuân thủ yêu cầu và hướng dẫn của dự án.
• Tìm kiếm cơ hội cải tiến quy trình và đưa ra khuyến nghị.
• Tiến hành nghiên cứu và thu thập dữ liệu để hỗ trợ các sáng kiến ​​dự án và khuyến khích các hoạt động ra quyết định tốt.

Trợ lý dự án cần có kỹ năng gì?

Với vai trò này, để dự án được thành công một cách xuất sắc, bạn cần sở hữu một bộ kỹ năng cực kỳ đa dạng và chuyên sâu. Những kỹ năng này cũng là những kỹ năng cần thiết đóng góp vào sự thành công của dự án. Và đó là các kỹ năng dưới đây:

Kỹ năng quản lý thời gian

Đây cũng là kỹ năng quan trọng nhất của một trợ lý dự án. Bạn cần sắp xếp độ ưu tiên, lập kế hoạch và giám sát tiến độ, điều này sẽ đảm bảo mọi thứ sẽ được hoàn thành đúng hạn.

Khả năng điều phối thời gian cho dự án là một cách tuyệt vời để dự án diễn ra suôn sẻ và tránh những căng thẳng do chậm trễ tiến độ.

Kỹ năng giao tiếp

Là một trợ lý dự án, bạn cần phải tương tác và giao tiếp liên tục với các bên liên quan. Nên kỹ năng giao tiếp là điều mà bạn bắt buộc phải có. Từ giao tiếp nội bộ giữa các thành viên dự án, giao tiếp đối ngoại với khách hàng hay nhà cung cấp.

Khi giao tiếp, bạn phải đảm bảo sự rõ ràng, mạch lạc và hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin, tránh sự hiểu lầm. Qua đó mà xây dựng nên một môi trường làm việc tích cực.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Chắc chắn một điều, vấn đề sẽ luôn xảy ra, đấy là chướng ngại nhưng cũng là cơ hội thử thách. Và đương nhiên, bạn phải có khả năng xử lý vấn đề, bằng cách phân tích tình huống, tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp.

Dự án sẽ luôn được tiếp diễn thành công nếu bạn có một kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ.

Kỹ năng sử dụng công cụ quản lý dự án

Ngày này, có rất nhiều công cụ để hỗ trợ bạn tham gia các công việc quản lý dự án một cách tốt nhất. Đặc biệt là với vai trò trợ lý dự án, cần các công cụ để lưu trữ dữ liệu, phân tích dữ liệu và báo cáo. Dưới đây là một số phần mềm quản lý dự án nổi tiếng:

• Asana: Công cụ quản lý dự án trực quan, cho phép theo dõi công việc và quản lý nhóm dễ dàng.
• Trello: Sử dụng bảng Kanban để tổ chức và quản lý các nhiệm vụ một cách trực quan.
• Microsoft Project: Một trong những công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp và mạnh mẽ nhất hiện nay, thích hợp cho các dự án lớn và phức tạp.
• Jira: Phần mềm quản lý dự án phổ biến trong các nhóm phát triển phần mềm, giúp theo dõi lỗi và quản lý quy trình làm việc.

Mô tả công việc của trợ lý dự án

Nhiệm vụ hàng ngày

Trợ lý dự án thực hiện nhiều nhiệm vụ hàng ngày để hỗ trợ quản lý dự án và đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch:

• Lên kế hoạch và điều phối dự án theo yêu cầu của nhà quản lý
• Cập nhật và theo dõi tiến độ dự án, xác định các vấn đề tiềm ẩn và báo cáo cho quản lý dự án. Họ sử dụng các công cụ quản lý dự án để giám sát các công việc và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
• Hỗ trợ các thành viên dự án để đảm bảo đúng tiến độ và quy trình
• Thống kê và phân tích tình hình dự án để dự án đi đúng hướng và ngân sách của dự án

Quản lý tài liệu và báo cáo

Trợ lý dự án là người tổng hợp các dữ liệu, phân tích và cung cấp báo cáo cho đội nhóm, quản lý dự án thậm chí là lãnh đạo cấp cao của tổ chức. Do vậy họ phải có kỹ năng quản lý các tài liệu và chuẩn bị các báo cáo:

• Quản lý tài liệu dự án: Mọi tài liệu liên quan tới dự án như hợp đồng, báo cáo, tài liệu kỹ thuật và các tài liệu khác đều thuộc trách nhiệm quản lý của trợ lý dự án. Họ phải đảm bảo rằng các tài liệu này có thể truy cập dễ dàng khi cần thiết.
• Chuẩn bị báo cáo: Báo cáo tiến độ, báo cáo tài chính và vô vàn báo cáo khác theo từng yêu cầu của nhà quản lý dự án. Đây là các thông tin giá trị và cần thiết giúp cho việc đưa ra quyết định.

Tương tác với các bên liên quan

Trợ lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì liên lạc và hợp tác giữa các bên liên quan:

• Giao tiếp với các thành viên trong nhóm: Trợ lý dự án duy trì liên lạc thường xuyên với các thành viên trong nhóm, đảm bảo rằng tất cả mọi người đều nhận được thông tin cần thiết và có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả.
• Làm việc với khách hàng và nhà cung cấp: Trợ lý dự án tương tác với khách hàng và nhà cung cấp để đảm bảo rằng các yêu cầu và tiêu chuẩn của dự án được đáp ứng. Họ cũng xử lý các vấn đề phát sinh và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
• Tổ chức các cuộc họp: Trợ lý dự án thường xuyên tổ chức các cuộc họp dự án, bao gồm lên lịch, chuẩn bị tài liệu và ghi chép biên bản cuộc họp. Họ đảm bảo rằng các cuộc họp này diễn ra hiệu quả và tất cả các bên liên quan đều nắm bắt được thông tin cần thiết.

Yêu cầu tuyển dụng trợ lý dự án

Với mỗi một tổ chức thì yêu cầu về trợ lý dự án sẽ có sự khác biệt, tuy nhiên dưới đây là các yêu cầu thường thấy nhất ở một trợ lý dự án.

Yêu cầu về trình độ học vấn

Trợ lý dự án yêu cầu phải có bằng cử nhân và tốt nhất là các ngành liên quan như quản lý dự án, quản trị kinh doanh, kinh tế…

Kinh nghiệm làm việc

Kinh nghiệm làm việc trong các dự án có tính chất tương tự là một điểm cộng cực lớn trong yêu cầu tuyển dụng. Kinh nghiệm sẽ giúp bạn dễ dàng thích nghi với công việc mới và hiểu về quy trình công việc.

Kỹ năng mềm cần thiết

Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả, cả bằng lời nói và văn bản, là yếu tố quan trọng giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác.

Kỹ năng quản lý thời gian: Khả năng ưu tiên công việc và quản lý thời gian hiệu quả là rất cần thiết để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng nhận diện và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả là rất quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án.

Kỹ năng tổ chức: Khả năng tổ chức công việc và quản lý tài liệu một cách hệ thống giúp bạn duy trì hiệu suất làm việc cao và đảm bảo rằng tất cả các tài liệu dự án được lưu trữ và truy cập dễ dàng.

Cơ hội nghề nghiệp và phát triển cho trợ lý dự án

Trợ lý dự án là một nghề có rất nhiều hướng phát triển trong tương lai và tất cả đều rất rộng mở. Trước tiên hãy nói tới cơ hội thăng tiến.

Cơ hội thăng tiến

Trưởng nhóm dự án: Với kinh nghiệm và kỹ năng quản lý dự án ngày càng hoàn thiện, trợ lý dự án có thể thăng tiến lên vị trí trưởng nhóm dự án. Vị trí này đòi hỏi bạn phải chịu trách nhiệm nhiều hơn trong việc lãnh đạo và điều phối nhóm.

Quản lý dự án: Một bước tiến xa hơn là trở thành quản lý dự án. Đây là vị trí quan trọng với nhiệm vụ chính là lập kế hoạch, triển khai và giám sát các dự án lớn hơn và phức tạp hơn.

Giám đốc quản lý dự án (PMO): Vị trí cao nhất trong lĩnh vực quản lý dự án, PMO chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì các quy trình quản lý dự án, đảm bảo rằng tất cả các dự án trong tổ chức được thực hiện theo tiêu chuẩn cao nhất.

Các lĩnh vực có nhu cầu cao

Công nghệ thông tin: Ngành công nghệ thông tin luôn có nhu cầu cao về các trợ lý dự án để hỗ trợ triển khai các dự án phần mềm và hệ thống.

Xây dựng: Ngành xây dựng thường có các dự án lớn và phức tạp, đòi hỏi sự hỗ trợ từ các trợ lý dự án để đảm bảo tiến độ và chất lượng.

Marketing và truyền thông: Các dự án marketing và truyền thông thường xuyên cần sự hỗ trợ từ các trợ lý dự án để quản lý các chiến dịch và sự kiện.

Mức lương trung bình

Mức lương: Mức lương của trợ lý dự án có thể thay đổi tùy theo khu vực, ngành nghề và kinh nghiệm. Trung bình, mức lương của trợ lý dự án dao động từ 8-14 triệu VND mỗi tháng. Với kinh nghiệm và kỹ năng nâng cao, mức lương có thể tăng lên đáng kể, đặc biệt khi bạn thăng tiến lên các vị trí quản lý dự án hoặc cao hơn.

Các khóa học và chứng chỉ cho trợ lý dự án

Về cơ bản các chứng chỉ hay khóa học về trợ lý dự án sẽ là tương tự với khóa học hay chứng chỉ về quản lý dự án.

Khóa học quản lý dự án

Các khóa học quản lý dự án hiện nay có rất nhiều, thậm chí chia làm quản lý dự án, quản lý theo Agile, … Và có rất nhiều nơi cung cấp các khóa học này.

Để thuận tiện thì bạn nên tìm một khóa học liên quan tới một chứng chỉ quản lý dự án quốc tế. Đầu ra khóa học là các chứng chỉ sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn cả.

Chứng chỉ quốc tế

PMP (Project Management Professional): Chứng chỉ PMP do Viện Quản lý Dự án (PMI) cấp là một trong những chứng chỉ uy tín nhất trong lĩnh vực quản lý dự án. Chứng chỉ này đòi hỏi bạn phải có kinh nghiệm làm việc và kiến thức vững chắc về quản lý dự án.

CAPM (Certified Associate in Project Management): Chứng chỉ CAPM cũng do PMI cấp, phù hợp với những người mới bắt đầu sự nghiệp quản lý dự án. Đây là một bước đệm tốt trước khi bạn theo đuổi chứng chỉ PMP.

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments): Chứng chỉ PRINCE2 được công nhận rộng rãi ở châu Âu và nhiều nơi khác trên thế giới. PRINCE2 tập trung vào việc quản lý và tổ chức dự án một cách có hệ thống.