Hồ sơ thanh lý tài sản cố định 2025 (Kèm mẫu biên bản)

Hồ sơ thanh lý tài sản cố định 2025 là nội dung quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ khi xử lý các tài sản không còn sử dụng. Theo quy định mới nhất, việc thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) đòi hỏi thực hiện đúng trình tự, thủ tục và lưu giữ đầy đủ biểu mẫu liên quan để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong kế toán. Bài viết dưới đây, FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ hồ sơ thanh lý TSCĐ là gì, các trường hợp được phép thanh lý, quy định mới 2025, các bước thực hiện thủ tục cũng như danh mục mẫu hồ sơ cần chuẩn bị.

1. Hồ sơ Thanh lý Tài sản Cố định là gì?

Hồ sơ thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm toàn bộ các giấy tờ, văn bản, quyết định và chứng từ liên quan đến việc loại bỏ tài sản cố định khỏi hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Tập hợp tài liệu này đóng vai trò nền tảng để ghi nhận các nghiệp vụ tài chính liên quan đến TSCĐ, đảm bảo doanh nghiệp hạch toán TSCĐ chính xác chi phí cũng như giá trị tài sản, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

Hình 1: Hồ sơ thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm toàn bộ các giấy tờ, văn bản, quyết định và chứng từ

2. Trường hợp Tài sản Cố định Được Thanh lý

Theo khoản 3.2.2 Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài sản cố định (TSCĐ) được phép thanh lý khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Hư hỏng nghiêm trọng: TSCĐ không còn khả năng tiếp tục sử dụng do bị hư hỏng.
• Lạc hậu hoặc không phù hợp: TSCĐ đã lỗi thời về mặt kỹ thuật, hoặc không còn đáp ứng được yêu cầu của hoạt động sản xuất, kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp.

3. Quy định Mới Nhất về Hồ sơ Thanh lý TSCĐ (Cập nhật 2025)

Hồ sơ thanh lý tài sản cố định cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và thủ tục hiện hành. Doanh nghiệp có trách nhiệm chuẩn bị một loạt các tài liệu cần thiết, bao gồm:

• Biên bản họp hội đồng: Ghi nhận quyết định liên quan đến việc thanh lý.
• Quyết định thanh lý: Văn bản chính thức phê duyệt việc loại bỏ tài sản.
• Biên bản kiểm kê: Chi tiết về tình trạng và số lượng tài sản.
• Biên bản đánh giá giá trị (nếu có): Xác định giá trị còn lại hoặc giá trị ước tính của tài sản.
• Biên bản thanh lý: Xác nhận hoàn tất quá trình thanh lý tài sản.
• Hợp đồng mua bán và hóa đơn: Nếu tài sản được bán.
• Biên bản giao nhận hoặc tiêu hủy tài sản: Chứng minh việc tài sản đã được chuyển giao hoặc loại bỏ.

Quy trình thanh lý tài sản cố định thường trải qua các bước chính như: kiểm kê, đánh giá tài sản, lập biên bản liên quan, ra quyết định thanh lý, thực hiện việc thanh lý (bán, nhượng bán, tiêu hủy), và cuối cùng là ghi nhận các nghiệp vụ này vào sổ kế toán của doanh nghiệp.

Hình 2: Quy trình thanh lý tài sản cố định thường trải qua 6 bước chính

Để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ thanh lý tài sản, doanh nghiệp cần tham khảo và tuân thủ các văn bản pháp lý sau:

• Thông tư 200/2014/TT-BTC: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách lập biên bản thanh lý và xử lý tài sản, áp dụng cho cả tài sản đã hoặc chưa khấu hao trước khi thanh lý.
• Thông tư 133/2016/TT-BTC: Dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, quy định cụ thể về việc hạch toán giá trị còn lại và các chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý.
• Thông tư 45/2013/TT-BTC: Đề cập đến các quy định về việc trích khấu hao và quy trình xử lý đối với những tài sản bị phá dỡ hoặc hủy bỏ.
• Công văn 2590/TCT-CS: Hướng dẫn cách hạch toán các chi phí hợp lý phát sinh trong quá trình thanh lý tài sản, ví dụ như chi phí liên quan đến bệ đỡ hay móng máy.

4. Thủ tục Thanh lý Tài sản Cố định: Các Bước Cần Thực hiện

Dựa vào Biên bản thanh lý cùng các chứng từ liên quan đến thu chi từ hoạt động thanh lý TSCĐ, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ tương tự như trường hợp nhượng bán TSCĐ. Quy trình thanh lý TSCĐ thường diễn ra theo các bước sau:

• Bước 1: Lập Đơn đề nghị thanh lý tài sản cố định: Căn cứ vào kết quả kiểm kê và quá trình sử dụng, bộ phận hoặc phòng ban có TSCĐ cần thanh lý sẽ lập đơn đề nghị và trình lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt. Đơn này phải ghi rõ danh mục TSCĐ cần thanh lý.
• Bước 2: Ra Quyết định thanh lý tài sản cố định: Người có thẩm quyền của doanh nghiệp sẽ ban hành quyết định chính thức về việc thanh lý tài sản.
• Bước 3: Thành lập Hội đồng thanh lý tài sản cố định: Hội đồng thanh lý sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá lại tài sản và tổ chức thực hiện việc thanh lý theo đúng trình tự, thủ tục đã được quy định trong chế độ quản lý tài sản.
• Bước 4: Tiến hành thanh lý tài sản cố định: Tùy thuộc vào đặc điểm và điều kiện của TSCĐ, Hội đồng thanh lý sẽ trình người đứng đầu doanh nghiệp quyết định hình thức xử lý phù hợp, có thể là bán tài sản hoặc hủy tài sản.
• Bước 5: Lập Biên bản thanh lý tài sản cố định: Sau khi hoàn tất quá trình thanh lý, Hội đồng thanh lý tài sản cố định sẽ lập Biên bản thanh lý tài sản cố định. Biên bản này được lập thành hai bản: một bản chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ và theo dõi, một bản giao cho bộ phận quản lý, sử dụng tài sản cố định.

Hình 3: Dựa vào Biên bản thanh lý, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ tương tự như trường hợp nhượng bán TSCĐ

Lưu ý: Đối với TSCĐ loại 6 khi nhượng bán hoặc thanh lý, doanh nghiệp cần lưu ý những quy định đặc thù:

• Sự chấp thuận: Phải có sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan đại diện chủ sở hữu nhà nước.
• Hạch toán: Ghi giảm vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
• Xử lý số tiền thu được: Phần giá trị thu được từ việc nhượng bán, sau khi đã trừ đi các chi phí liên quan đến nhượng bán và thanh lý, phải được nộp toàn bộ vào ngân sách nhà nước hoặc được bổ sung vào vốn điều lệ, nhưng chỉ sau khi có văn bản chấp thuận từ cơ quan tài chính và cơ quan đại diện chủ sở hữu nhà nước.

Quy định này được nêu tại khoản 3 Điều 8 Thông tư 45/2013/TT-BTC, được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư 147/2016/TT-BTC.

5. Danh mục Biểu mẫu Hồ sơ Thanh lý Tài sản Cố định (Tải về)

5.1. Đơn đề nghị thanh lý tài sản cố định

Để tiến hành thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) trong doanh nghiệp, bộ phận hoặc phòng ban đang quản lý tài sản cần lập một đơn đề nghị thanh lý TSCĐ và trình lên lãnh đạo để phê duyệt. Việc lập đơn này dựa trên kết quả kiểm kê tài sản và quá trình theo dõi, sử dụng thực tế của TSCĐ tại doanh nghiệp.

Trong đơn đề nghị, cần ghi rõ các thông tin sau:

• Loại TSCĐ: Ghi rõ tên và mã tài sản cần thanh lý.
• Tình trạng tài sản: Mô tả chất lượng hiện tại, mức độ hư hỏng hoặc mức độ lạc hậu của tài sản.
• Số lượng: Nêu rõ số lượng TSCĐ dự kiến thanh lý.
• Lý do thanh lý: Giải thích cụ thể nguyên nhân cần thanh lý, ví dụ như tài sản bị hư hỏng, không còn sử dụng được, hoặc do thay đổi công nghệ.

Tải xuống tại đây: Mẫu giấy đề nghị thanh lý tài sản cố định

5.2. Quyết định thanh lý tài sản cố định

Quyết định thanh lý tài sản cố định là văn bản xác nhận sự chấp thuận của Giám đốc về việc loại bỏ tài sản cố định (TSCĐ) khỏi hoạt động của doanh nghiệp. Quyết định này được ban hành sau khi có Đơn đề nghị thanh lý TSCĐ từ bộ phận sử dụng. Đây là căn cứ pháp lý để đơn vị tiến hành các bước thanh lý tài sản.

Một Quyết định thanh lý TSCĐ cần bao gồm các thông tin thiết yếu sau:

• Tên công ty: Tên đầy đủ của doanh nghiệp ra quyết định.
• Số hiệu Quyết định: Mã số định danh của quyết định.
• Ngày/tháng/năm: Thời điểm quyết định được ban hành.
• Thông tin tài sản cố định thanh lý:
  • Tên tài sản.
  • Nhãn hiệu.
  • Năm sản xuất.
  • Nước sản xuất.
• Chữ ký và họ tên của Giám đốc: Xác nhận sự phê duyệt từ người có thẩm quyền cao nhất.

Tải xuống tại đây: Mẫu quyết định thanh lý TSCĐ

Hình 4: Mẫu đơn quyết định thanh lý tài sản cố định

5.3. Biên bản thanh lý tài sản cố định

Mục đích chính của Biên bản thanh lý tài sản cố định là xác nhận việc loại bỏ TSCĐ khỏi danh mục tài sản của doanh nghiệp. Tài liệu này đóng vai trò là căn cứ quan trọng để kế toán thực hiện việc ghi giảm TSCĐ trên sổ sách.

Biên bản này thường được lập thành hai bản: một bản chuyển giao cho phòng kế toán để tiện theo dõi và ghi sổ, bản còn lại được giao cho bộ phận trực tiếp quản lý và sử dụng TSCĐ đó.

Tải xuống tại đây: Mau-so-02-TSCD-TT200 và Mẫu 02-TSCĐ - TT133

5.4. Hợp đồng thanh lý tài sản cố định (nếu có đối tác)

Hợp đồng thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) là một văn bản pháp lý quan trọng, chính thức ghi nhận quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch.

Vai trò và trách nhiệm của các bên:

• Bên thanh lý (bên bán TSCĐ): Có trách nhiệm đảm bảo tài sản được bán đúng quy định pháp luật và cung cấp đầy đủ thông tin cùng các chứng từ liên quan.
• Bên mua TSCĐ: Cam kết thanh toán đầy đủ giá trị tài sản đã thỏa thuận và thực hiện đúng các điều khoản khác trong hợp đồng.

Một hợp đồng thanh lý TSCĐ thường bao gồm các phần chính sau:

• Thông tin chi tiết của các bên: Đầy đủ thông tin của cả bên bán và bên mua.
• Mô tả tài sản thanh lý: Chi tiết về tên, mã tài sản và tình trạng hiện tại của TSCĐ.
• Giá trị và phương thức thanh toán: Giá trị tài sản được mua bán và cách thức thanh toán.
• Thời gian và địa điểm bàn giao: Thời gian cụ thể và địa điểm diễn ra việc bàn giao tài sản.
• Điều khoản về quyền và nghĩa vụ: Các quy định rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên tham gia hợp đồng.

Tải xuống tại đây: Mẫu Hợp đồng thanh lý tài sản

Hình 5: Hợp đồng thanh lý tài sản cố định (nếu có đối tác)

5.5. Hóa đơn bán tài sản và biên bản giao nhận

Hóa đơn bán tài sản cố định (TSCĐ) là một chứng từ thiết yếu được bên bán phát hành, dùng để yêu cầu bên mua thanh toán giá trị tài sản đã được thỏa thuận.

Sau khi quá trình thanh toán hoàn tất, bên bán sẽ xác nhận giao dịch bằng cách đóng dấu và ký tên vào hóa đơn. Mỗi bên sau đó sẽ giữ một bản hóa đơn để làm cơ sở pháp lý và phục vụ công tác kế toán.

Biên bản giao nhận TSCĐ được lập nhằm xác nhận chính thức việc bàn giao tài sản sau khi giao dịch đã hoàn tất. Đây là cơ sở để bộ phận kế toán ghi nhận chính xác vào sổ sách. Nội dung của biên bản này thường bao gồm:

• Thông tin chi tiết về TSCĐ: Bao gồm nơi sản xuất, năm đưa vào sử dụng, và các thông số kỹ thuật cụ thể.
• Nguyên giá tài sản: Giá trị ban đầu của tài sản.
• Thời điểm và điều kiện bàn giao: Ghi rõ thời gian và các điều kiện cụ thể khi tài sản được bàn giao.

Tải xuống tại đây: Biên bản giao nhận tài sản

5.6. Các hồ sơ khác liên quan (hình ảnh, đánh giá hiện trạng, hội đồng thanh lý…)

Ngoài các tài liệu đã nêu, việc quản lý tài sản cố định (TSCĐ) đòi hỏi nhiều loại hồ sơ khác nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong mọi giai đoạn xử lý tài sản. Các loại hồ sơ này thường được sử dụng trong quá trình kiểm kê, đánh giá, thanh lý và hủy bỏ TSCĐ:

• Quyết định thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ: Đây là văn bản chính thức được cấp có thẩm quyền ban hành, nhằm thành lập hội đồng chịu trách nhiệm thực hiện quy trình thanh lý tài sản. Quyết định này sẽ nêu rõ thành phần tham gia, nhiệm vụ và quyền hạn của từng thành viên trong hội đồng.
• Biên bản họp Hội đồng thanh lý TSCĐ: Biên bản này ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp của hội đồng thanh lý, bao gồm lý do thanh lý, hiện trạng tài sản, phương án xử lý cùng các ý kiến thảo luận và thống nhất của các thành viên. Đây là tài liệu quan trọng làm cơ sở cho các quyết định tiếp theo.
• Biên bản kiểm kê tài sản cố định: Văn bản này được lập để xác định thực trạng của TSCĐ, ghi nhận số lượng, giá trị, tình trạng sử dụng và những chênh lệch (nếu có) so với sổ sách kế toán. Kết quả kiểm kê là nền tảng để đánh giá độ chính xác và minh bạch trong công tác quản lý tài sản.
• Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Biên bản này được lập khi có yêu cầu định giá lại tài sản cố định, thường xuất hiện trong các trường hợp như kiểm toán, thanh tra hoặc tái cơ cấu doanh nghiệp. Nội dung chính bao gồm giá trị ban đầu, giá trị sau đánh giá và các căn cứ để điều chỉnh giá trị tài sản.

Hình 6: Biên bản đánh giá lại TSCĐ

• Biên bản hủy tài sản cố định: Đây là biên bản chính thức xác nhận việc loại bỏ tài sản khỏi danh mục của công ty. Do TSCĐ đã được ghi nhận vào hệ thống tài sản sở hữu của doanh nghiệp từ khi mua, việc lập biên bản hủy là cần thiết khi tài sản được thanh lý hoàn toàn.
• Thanh lý hợp đồng: Văn bản này xác nhận việc hoàn tất nghĩa vụ của các bên liên quan sau khi quá trình thanh lý tài sản cố định được thực hiện. Nội dung thanh lý hợp đồng bao gồm giá trị tài sản, phương thức thanh toán và xác nhận chấm dứt các nghĩa vụ hợp đồng giữa các bên.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về Hồ sơ Thanh lý Tài sản Cố định 2025 và tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định. Để đơn giản hóa và tối ưu hóa quá trình này, hãy cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ. Phần mềm kế toán Fast Accouting sẽ là công cụ đắc lực giúp bạn tự động hóa, giảm thiểu sai sót và hoàn tất hồ sơ thanh lý tài sản một cách hiệu quả, đúng quy định nhất.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fast.com.vn/
• Email: info@fast.com.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast