Những lưu ý cần nhớ khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Việc viết số tiền bằng chữtrong hóa đơn là một phần quan trọng trong quy trình lập hóa đơn. Kế toán doanh nghiệp nên đảm bảo rằng các số liệu được viết chính xác và rõ ràng giúp tránh những sai sót không đáng có. Hãy cùng tìm hiểu các quy tắc và cách viết số tiền bằng chữ một cách chính xác nhất qua bài viết sau nhé.

Căn cứ pháp lý

Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ: Quy định về hóa đơn, chứng từ, trong đó có những yêu cầu cụ thể liên quan đến việc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn.

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là một tài liệu thương mại do người bán phát hành cho người mua. Trên hóa đơn thể hiện chi tiết các mặt hàng, dịch vụ được cung cấp, số lượng, đơn giá, tổng số tiền phải thanh toán. Hóa đơn giúp quản lý tài chính và kế toán của cả người bán và người mua. Đồng thời là căn cứ pháp lý cho các nghĩa vụ về thuế.

>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Điều kiện để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý?

Quy định chung về viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Khi lập hóa đơn, việc viết số tiền bằng chữ là một bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong giao dịch. Việc tuân thủ các quy định pháp lý không chỉ giúp ngăn ngừa sai sót mà còn bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp. Theo khoản 13, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn như sau:

Trường hợp chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt:

Khi chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt, có những trường hợp cần được lưu ý đặc biệt như sau:

• Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ). Hoặc có thể đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu. Thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

Điều này đảm bảo tính chính xác và sự hiểu quả trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Nên kế toán doanh nghiệp cũng nên chú ý và hiểu rõ.

Trường hợp chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập:

Theo quy định, chữ số ghi trên hóa đơn phải là các chữ số tự nhiên từ 0-9. Người viết hóa đơn có thể chọn một trong hai cách sau để viết tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn bán hàng và dịch vụ:

• Cách thứ nhất: Đặt dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ. Đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
• Cách thứ hai: Sử dụng dấu phẩy (,) để phân cách các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ. Sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên các chứng từ kế toán.

Việc tuân thủ các quy định này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình lập hóa đơn.

Trường hợp đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”

Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối. Thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất. Tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ.

Theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá

Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD - Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000,50 EUR- Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu).

Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

➥ Xem thêm: Các loại hóa đơn hiện nay trong doanh nghiệp

Một số trường hợp cần lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Trong lúc lập hóa đơn, việc viết số tiền bằng chữ là một phần quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác trong giao dịch. Tuy nhiên, có những trường hợp đặc biệt cần được chú ý để tránh nhầm lẫn và sai sót.

Trường hợp 1: Chữ số tận cùng là chữ số 1

Chữ số tận cùng là số 1 có 2 cách đọc: “một” và “mốt”, cụ thể như sau:

• Số 1 đọc là “một” khi chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1. Ví dụ: 101: Một trăm linh một, 2011: Hai nghìn không trăm mười một.
• Số 1 đọc là “mốt” khi chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2. Ví dụ: 161: Một trăm sáu mươi mốt.

Do đó, khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn, việc phân biệt cách đọc của chữ số tận cùng là số 1 rất quan trọng. Việc này giúp đảm bảo sự rõ ràng và chính xác trong trình bày thông tin.

Trường hợp 2: Chữ số tận cùng là chữ số 4

Chữ số tận cùng là số 4 có 2 cách đọc: “bốn” và “tư”, cụ thể như sau:

• Số 4 đọc là “bốn” khi chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1. Ví dụ: 102004: Một trăm linh hai nghìn không trăm linh bốn.
• Số 4 đọc là “tư” khi chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2. Ví dụ: 237.124: Hai trăm ba mươi bảy nghìn một trăm hai mươi tư.

Lưu ý: Khi chữ số hàng chục bằng 2 hoặc bằng 4 thì số 4 có thể đọc là “bốn” hoặc “tư” đều được. Việc lựa chọn đúng cách đọc sẽ giúp tránh hiểu lầm và đảm bảo tính chính xác của thông tin.

Trường hợp 3: Chữ số tận cùng là chữ số 5

Chữ số tận cùng là số 5 có 2 cách đọc: “lăm” và “năm”, cụ thể như sau:

• Số 5 đọc là “năm” khi chữ số hàng chục bằng 0 hoặc khi kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” phía sau. Ví dụ: 1205: Một nghìn không trăm linh năm và 355.600: Ba trăm năm mươi lăm nghìn sáu trăm.
• Số 5 đọc là “lăm” khi chữ số hàng chục lớn hơn 0, nhỏ hơn hoặc bằng 9. Ví dụ: 3465: Ba nghìn bốn trăm sáu mươi lăm

Bạn cần phân biệt rõ ràng giữa cách đọc của chữ số tận cùng là số 5, với hai phương pháp “lăm” và “năm”. Việc này nhằm đảm bảo sự chuẩn xác và minh bạch trong trình bày thông tin.

Cách viết số tự nhiên

Nếu đọc số theo đúng các nguyên tắc rồi thì việc viết số tự nhiên cũng rất đơn giản. Người viết cần chú ý tuân theo thứ tự sau:

• Liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến bé
• Xác định giá trị các hàng rồi viết vào hàng đó các giá trị
• Viết số

Lưu ý:

• Viết số theo lớp từ trái qua phải và viết đúng theo từng hàng, thứ tự từ cao xuống thấp
• Chú ý tính chính xác của tổng số tiền bằng số ở trên, tránh trường hợp tính toán sai tổng số tiền bằng số, dẫn tới số tiền bằng chữ sẽ bị sai
• Chú ý cẩn thận khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn, tránh viết sai chính tả

Trong thực tế có không ít người làm kế toán có thói quen riêng. Chẳng hạn như khi viết số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc chẵn nhằm biểu đạt số tiền tròn. Việc này không cần thiết song viết thì cũng không hoàn toàn không sai, hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ.

Xử lý các trường hợp viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Trong hoạt động kinh doanh, việc phát hành hóa đơn là bước không thể thiếu và quan trọng để ghi lại các giao dịch tài chính. Tuy nhiên, đôi khi xảy ra trường hợp hóa đơn viết sai số tiền bằng chữ. Có thể dẫn đến sự hiểu lầm và gây khó khăn trong quản lý tài chính.

Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống

Nếu hóa đơn viết sai nhưng chưa xé cuống để giao cho người mua thì người bán thực hiện:

• Gạch chéo các liên hóa đơn
• Lưu giữ hóa đơn lập sai
• Sau đó lập hóa đơn mới

Các thao tác này sẽ dễ và đơn giản nhưng nếu đã xé cuống hóa đơn viết sai thì sao? Cùng tìm hiểu ở phần bên dưới nhé.

Hóa đơn viết sai nhưng đã xé cuống

Hóa đơn viết sai chưa giao cho khách hàng thì người bán thực hiện như sau:

• Gạch chéo các liên của hóa đơn đó;
• Kẹp lại vào quyển hóa đơn hóa đơn bị gạch chéo ở trên;
• Sau đó làm ngay lập tức hóa đơn mới giao cho khách hàng (Chú ý: chỉ thực hiện như vậy khi các bước xảy ra trong cùng một ngày).

Nếu người bán và người mua phát hiện ra hóa đơn viết sai nhưng chưa kê khai thì xử lý trường hợp này như sau:

• Lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn;
• Người bán lập lại hóa đơn mới;
• Người bán gạch chéo các liên hóa đơn lập sai và lưu giữ chúng.

Quy trình xử lý lỗi viết sai số tiền bằng chữ này không chỉ giúp khắc phục những sai sót ngay lập tức. Bên cạnh đó nó còn nâng cao hiệu quả trong quản lý giao dịch và phòng ngừa các tranh chấp sau này.

➥ Xem thêm: Dịch vụ kế toán online chuyên nghiệp, trọn gói

Những mẹo nhỏ hạn chế viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Khi kế toán lập hóa đơn, việc tránh sai sót khi viết số tiền bằng chữ là rất quan trọng trong giao dịch. Dưới đây là những mẹo nhỏ giúp giảm thiểu những lỗi thường gặp này.

• Chú ý lỗi chính tả: Một trong những lỗi sai mà nhiều kế toán thường mắc phải khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Nguyên nhân chính là do phát âm vùng miền khác nhau dẫn đến thói quen nói tiếng đến tiếng địa phương cũng khác. Ví dụ như việc phát âm lẫn lộn giữa âm “l” và âm “n”.
• Đọc số theo chiều trái sang phải: Đôi khi việc đếm số sẽ diễn ra khó khăn nếu các con số quá nhiều, có khi lên đến hàng tỷ, chục tỷ. Các hay nhất là bạn nên tập thói quen đọc từ trái sang phải, đọc từng lớp, mỗi lớp gồm 03 chữ số. Chỉ khi đọc đúng thì kế toán doanh nghiệp mới viết đúng được.
• Viết theo tứ tự: Ngoài ra, kế toán doanh nghiệp cần tuân theo các thứ tự như: viết số theo từng lớp theo thứ tự từ trái qua phải; liệt kê các hàng theo thứ từ từ số lớn đến số bé, …
• Lựa chọn các giải pháp hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp nên cân nhắc việc lựa chọn giải pháp hóa đơn điện từ để tối ưu chi phí, thời gian và công sức. Giải pháp này cũng giúp đảm bảo tính chính xác, hạn chế nguy cơ viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn.

Bạn có thể tham khảo các mẹo trên để tránh viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn bị sai. Hơn hết, để đảm bảo sự chính xác thì bạn nên chú tâm vào việc tính toán để có kết quả chính xác nhất. Điều này cũng giup giúp hạn chế các rủi ro không đáng có sau này.

➥ Xem thêm:

• Dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán trọn gói và nhanh chóng tại TP.HCM và HN
• Top 20 công ty dịch vụ kế toán TPHCM chuyên nghiệp, uy tín tại bậc nhất

Kết luận

Trên đây là một số lưu ý quan trọng phải nhớ khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Kế toán cần nắm rõ các quy tắc viết số bằng chữ trên sao cho áp dụng hợp lý mà vẫn tuân thủ pháp luật. Mong rằng bài viết trên của TinLaw đã mang đến cho bạn những kiến thức bổ ích.

➥ Bài viết liên quan:

• Các loại hóa đơn điện tử, hình thức và quy trình xuất hóa đơn điện tử
• Hướng dẫn cách lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử