Hóa đơn trực tiếp là gì? Hiểu đúng – Dùng đúng – Số hóa đúng

Không ít doanh nghiệp nghĩ rằng hóa đơn trực tiếp (HĐTT), hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hai loại hóa đơn hoàn toàn khác nhau. Một số khác lại chưa hiểu rõ ai được phép sử dụng HĐTT, khi nào nên chuyển đổi sang HĐĐT. Những lỗ hổng này có thể khiến doanh nghiệp mắc sai phạm về thuế, khó khăn trong quản lý dữ liệu, ảnh hưởng đến uy tín khi giao dịch với đối tác.

Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp tháo gỡ những băn khoăn đó bằng cách làm rõ khái niệm “hóa đơn trực tiếp là gì”, phân tích chuyên sâu các tình huống thực tế, đặc biệt là đưa ra giải pháp tối ưu để vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tiết kiệm thời gian, chi phí cho bộ phận kế toán.

1. Hóa đơn trực tiếp là gì?

Khái niệm theo quy định pháp luật

Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn trực tiếp là loại hóa đơn không ghi thuế suất, không có dòng tiền thuế GTGT - thường được sử dụng bởi:

• Hộ kinh doanh
• Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp
• Một số doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc doanh nghiệp chưa đủ điều kiện khấu trừ thuế

Đặc điểm:

• Tổng giá trị hóa đơn = đơn giá x số lượng
• Không có dòng ghi “thuế suất GTGT”
• Doanh nghiệp sử dụng HĐTT thì không được khấu trừ thuế đầu vào

Đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp

Theo hướng dẫn từ Tổng cục Thuế, HĐTT áp dụng cho:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ
• Doanh nghiệp mới thành lập đăng ký nộp thuế theo phương pháp trực tiếp
• Các doanh nghiệp chưa đăng ký hoặc không đáp ứng điều kiện áp dụng phương pháp khấu trừ

Số liệu 2024: Theo thống kê của Tổng cục Thuế, đến tháng 4/2024, còn khoảng 12,6% số hộ, cá nhân kinh doanh đang sử dụng HĐTT. Tuy nhiên, con số này đang giảm nhanh do áp lực chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

• Biện pháp xử lý khi hóa đơn điện tử bị mất trong quá trình lưu trữ
• Hướng dẫn điều chỉnh và hạch toán chứng từ hóa đơn điện tử thay thế
• Phương pháp xử lý khi hóa đơn đỏ bị mất trong quá trình lưu trữ

Cấu trúc, nội dung bắt buộc của HĐTT

Một hóa đơn trực tiếp chuẩn phải bao gồm:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán, bên mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
• Không có dòng thuế suất, thuế GTGT

Lưu ý: Dù không ghi thuế, HĐTT vẫn phải được phát hành qua phần mềm điện tử nếu thuộc đối tượng bắt buộc, điển hình như khi giao dịch với khách hàng tổ chức hoặc cơ quan nhà nước.

Hóa đơn trực tiếp và hóa đơn điện tử có mối quan hệ thế nào?

Hóa đơn trực tiếp vẫn có thể được phát hành ở dạng điện tử. Điều này giúp:

• Tiết kiệm thời gian in ấn, chuyển phát
• Quản lý hóa đơn tập trung, bảo mật
• Truy xuất hóa đơn dễ dàng khi cần đối chiếu thuế

Cập nhật mới 2024: Bộ Tài chính đã yêu cầu 100% hộ kinh doanh nộp thuế trực tiếp có sử dụng hóa đơn phải chuyển sang hóa đơn điện tử từ xa hoặc qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp.

Vì sao doanh nghiệp cần hiểu rõ về HĐTT?

• Từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Tuy nhiên, trong hệ thống hóa đơn hiện nay, có nhiều loại như: hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, hóa đơn trực tiếp,... Trong đó, HĐTT thường bị hiểu nhầm là một hình thức thủ công, không thể số hóa.
• Với thực tế chuyển đổi số hiện nay, HĐTT cũng có thể được phát hành dưới dạng hóa đơn điện tử.

⟶ Việc hiểu đúng bản chất của HĐTT sẽ giúp doanh nghiệp:

• Lựa chọn đúng phương pháp xuất hóa đơn
• Tối ưu chi phí thuế
• Tránh sai phạm hành chính
• Dễ dàng triển khai đồng bộ hóa đơn điện tử trên toàn bộ hệ thống kế toán

2. Doanh nghiệp nên lựa chọn hóa đơn trực tiếp hay hóa đơn GTGT?

Trong thực tế vận hành, việc lựa chọn loại hóa đơn không đơn thuần chỉ dựa vào quy mô hay ngành nghề, mà còn phụ thuộc vào mục tiêu quản lý tài chính, chiến lược phát triển dài hạn, mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Tiêu chí so sánh: Đối tượng - Ưu nhược điểm - Khả năng khấu trừ thuế

Tiêu chí Hóa đơn trực tiếp Hóa đơn GTGT Đối tượng sử dụng Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ nộp thuế trực tiếp Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ Nội dung hóa đơn Không ghi thuế GTGT Ghi rõ thuế suất, số tiền thuế GTGT Khả năng khấu trừ thuế Không được khấu trừ Được khấu trừ thuế đầu vào Phù hợp với… Giao dịch nhỏ lẻ, bán lẻ nội địa Chuỗi cung ứng, hợp tác B2B cần hóa đơn khấu trừ

Tóm lại:

• HĐTT phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít phát sinh thuế GTGT đầu vào.
• Hóa đơn GTGT mang lại lợi ích lớn về khấu trừ, minh bạch khi làm việc với các đối tác lớn.

• Biện pháp kế toán khi hóa đơn phát sinh sai lệch 1 đồng
• Biện pháp xử lý khi hóa đơn đầu vào bị mất trong quá trình lưu trữ
• Hướng dẫn doanh nghiệp lập báo cáo khi bán hàng không có hóa đơn đầu vào

Trường hợp thực tiễn doanh nghiệp dùng HĐTT

• Doanh nghiệp mới thành lập trong lĩnh vực F&B, doanh thu dưới 3 tỷ/năm, chưa đủ điều kiện áp dụng khấu trừ thuế.
• Ban đầu dùng HĐTT để đơn giản hóa thủ tục, không cần báo cáo phức tạp.
• Tuy nhiên, sau 2 năm tăng trưởng nhanh, doanh nghiệp bắt đầu hợp tác với siêu thị, nhà phân phối - những đơn vị yêu cầu hóa đơn GTGT.

⟶ Bài học: HĐTT là lựa chọn tạm thời, không phù hợp cho doanh nghiệp có định hướng tăng trưởng nhanh.

3. Những sai lầm phổ biến doanh nghiệp mắc phải khi dùng HĐTT

Dù là hình thức đơn giản, nhưng nếu doanh nghiệp không cập nhật đầy đủ quy định, việc sử dụng hóa đơn trực tiếp vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Dưới đây là những sai lầm thường gặp:

Hiểu nhầm về khả năng khấu trừ thuế

• Một số doanh nghiệp cho rằng chỉ cần có hóa đơn là được khấu trừ thuế GTGT.
• Tuy nhiên, HĐTT không có dòng thuế GTGT, nên không đủ điều kiện để khấu trừ đầu vào, dễ bị loại chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.

Dẫn chứng: Theo báo cáo kiểm tra của Tổng cục Thuế năm 2023, có đến 18% doanh nghiệp nhỏ bị loại chi phí do kê khai sai HĐTT.

Sử dụng sai đối tượng

• Doanh nghiệp có doanh thu trên 3 tỷ/năm nhưng vẫn cố sử dụng hóa đơn trực tiếp để "tránh rườm rà"
• Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính, buộc truy thu thuế vì không đúng phương pháp nộp thuế.

Không cập nhật quy định mới về hóa đơn điện tử

• Từ năm 2022, tất cả hóa đơn, bao gồm cả HĐTT, phải chuyển sang định dạng điện tử.
• Một số doanh nghiệp vẫn in giấy, ký tay, gửi qua đường bưu điện, gây chậm trễ, thất lạc.

4. Giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp với doanh nghiệp đang dùng hóa đơn trực tiếp

Tất cả doanh nghiệp - dù lớn hay nhỏ, sử dụng hóa đơn GTGT hay HĐTT đều phải triển khai hóa đơn điện tử, việc chọn phần mềm phù hợp chính là chìa khóa giúp vận hành trơn tru, đúng chuẩn, tiết kiệm nguồn lực.

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ hóa đơn trực tiếp

Đối với doanh nghiệp đang dùng HĐTT, phần mềm hóa đơn điện tử cần đáp ứng các tiêu chí chuyên biệt sau:

• Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật: Phần mềm phải được Tổng cục Thuế công nhận, cho phép kết nối trực tiếp với Cổng thông tin hóa đơn điện tử.
• Hỗ trợ định dạng hóa đơn bán hàng theo phương pháp trực tiếp: Giao diện xuất hóa đơn cần đơn giản, không chứa cột thuế suất GTGT, phù hợp với nội dung HĐTT.
• Tự động hóa quy trình xuất, lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn sau khi phát hành có thể gửi ngay qua email/SMS cho khách hàng. Hệ thống lưu trữ điện tử giúp doanh nghiệp dễ tra cứu khi cần, không còn lo mất hóa đơn giấy.
• Kết nối dễ dàng với phần mềm kế toán - bán hàng: Đồng bộ dữ liệu giúp tiết kiệm thời gian ghi sổ, tránh sai sót do nhập liệu thủ công.
• Chi phí hợp lý, phù hợp doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ: Doanh nghiệp dùng HĐTT thường có quy mô nhỏ, do đó cần giải pháp có chi phí thấp nhưng vẫn đảm bảo đủ tính năng cốt lõi.

• Cách quản lý và xử lý hóa đơn bị loại theo quy định thuế và kế toán
• Phương pháp ghi nhận và xử lý nghiệp vụ hàng về trước hóa đơn sau
• Phương pháp quản lý và sửa đổi thông tin hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Giới thiệu giải pháp chuyển đổi số hóa đơn phù hợp - AccNet eInvoice

AccNet eInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt phát triển - một trong những đơn vị tiên phong hơn 30 năm trong lĩnh vực giải pháp kế toán, tài chính cho doanh nghiệp. Đây là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn trực tiếp nhờ các ưu điểm:

• Hỗ trợ đầy đủ mẫu HĐTT điện tử: Tự động tạo mẫu hóa đơn đúng quy định cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ.
• Tích hợp với hệ thống kế toán AccNet và các hệ thống ngoài: Đồng bộ dữ liệu hai chiều, giúp kế toán giảm đến 60% thời gian xử lý.
• Lưu trữ an toàn - chuẩn hóa pháp lý: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ tập trung, bảo mật trên hạ tầng đạt chuẩn ISO 27001. Dễ dàng tra cứu, tải về hoặc cung cấp khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Chi phí triển khai linh hoạt - không cần hạ tầng phức tạp: Gói cước linh hoạt theo nhu cầu sử dụng, phù hợp cả với hộ cá thể đến doanh nghiệp vừa.
• Hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn 1-1: Đội ngũ chuyên gia kế toán - thuế hỗ trợ doanh nghiệp xử lý tình huống thực tế trong quá trình sử dụng hóa đơn.

Hiểu đúng bản chất hóa đơn trực tiếp là gì, lựa chọn đúng thời điểm, công cụ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp:

• Vận hành bộ máy kế toán hiệu quả
• Tuân thủ đúng pháp luật thuế
• Tiết kiệm chi phí, sẵn sàng mở rộng quy mô kinh doanh

Trong hành trình chuyển đổi số, đừng để hóa đơn trở thành rào cản. Hãy để AccNet eInvoice đồng hành cùng bạn từ HĐTT đơn giản đến quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, minh bạch, thông minh hơn mỗi ngày. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
• ? Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
• ☎️ Hotline: 0901 555 063
• ? Email: accnet@lacviet.com.vn
• ? Website: https://accnet.vn/